四川省隆昌教育基金会档案管理办法

四川省隆昌教育基金会档案管理办法

 

一  总则

第一条  为做好档案资料的管理，充分发挥档案资料的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》、《四川省教育厅文书立卷归档工作试行办法》及有关档案整理规范等规定，结合本单位实际，特制定本办法。

第二条  四川省隆昌教育基金会秘书处负责本会档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理，指定档案管理专（兼）职人员，以确保档案资料的妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第三条  归档的文件材料和会计档案必须按年度立卷，按相关资料分类成册。在工作中形成的各种有保存价值的资料，都要按照本办法，分别立卷归档。

第四条  公文承办要保证文件的系统完整，办理完毕后或年度终了交专人归档。会计年度终了形成的会计档案，由会计人员按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案清册。

第五条  本会采用电子计算机进行会计核算，除进行磁性介质保存外，应当保存打印出的纸质会计档案。

二  归档范围

第六条  内江市教育局、隆昌市教育和体育局、民政局和上级其他部门发来的与四川省隆昌教育基金会有关的文件材料。

第七条  以本单位名义印发的各种文件材料及在各种业务工作中形成的业务资料。

第八条  会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业的材料，是记录和反应单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

1.会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2.会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计账簿。

3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4.其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

三  案卷要求

第九条  案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

第十条  卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附注在后；印件在前，定稿在后；会计凭证类按会计凭证编号，月份先后次序分装成册；会计账簿类按年度装订成本；财务报告类、其他类按年度归类成册；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第十一条  卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。单面书写的文件页号编写在右下角；双面书写的文件，正面页号编写在右下角，背面页号编写在左下角；折叠后的图纸页号一律编写在右下角。

第十二条  必须按规定的格式逐项填写文件目录，填写的字迹要清楚，卷内文件目录放在卷首。

第十三条  有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第十四条  案卷封面，填上本册内容所属时间、第几册数、共多少页、保管期限和案卷号等。应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整清晰。

第十五条  案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料必须修复，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，不能保存传真件，只能保存传真件的复印件。装订应采用线绳左侧穿孔装订法，要整齐、牢固、便于保管和利用。

四  保管期限

第十六条  保管期限原则上分为永久（50年以上）、长期（15至50年）、短期（3至15年）三种，会计档案的保管期限见附表一。档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。本办法规定的档案保管期限为最低保管期限。

第十七条  划分保管期限的基本原则是：凡是记叙和反应本基金会主要工作和活动的内容，需要长远利用和查考的文件材料及图表，定为永久保存；在相当长的时间里，有利用、查考价值的文件材料及图表，定为长期保存；凡是在比较短的时间内才需要查考的文件材料及图表，定为短期保存。

五  保管、移交和销毁

第十八条  档案保管的基本任务是：维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；保护档案实体的理想状态，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然的因素的损害，并延长其物质形体的自然寿命。

第十九条  经常保持档案的卫生、整洁，做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作，做到收实相符。

第二十条  会计档案不得借出、不得携带出境。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复印，并办理登记手续。

第二十一条  四川省隆昌教育基金会秘书处建立归档案卷总目录（见附表二），建立健全档案查阅、复制、借还登记制度。规定经批准借阅档案时、时间一般不超过五个工作日。

第二十二条  归档成册交由制定档案管理专（兼）职人员后，须该人员在场方可查阅。查阅档案人员应当做到：

1.严格遵守保密纪律；

2.不得向他人传播档案内容；

3.不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。

查阅档案严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱，发现上述情况应追究有关当事人员的责任。

第二十三条  四川省隆昌教育基金会秘书处建立档案移交、销毁清册（见附表三、附表四）。认真填写清册内容，需要销毁的档案须法人签字后方可销毁。

第二十四条  本办法自发布之日起施行。

第二十五条  本办法解释权归四川省隆昌教育基金会。

附表一：

四川省隆昌教育基金会会计档案保管期限

 

附表二：

四川省隆昌教育基金会归档案卷总目录

附表三：

四川省隆昌教育基金会档案移交清册

移交人签字： 接收人签字： 监交人签字：

附表四：

四川省隆昌教育基金会档案销毁清册

法人签字： 监销人签字：           销毁人签字：